Front office medewerker in Ridderkerk

Ervaring met reserveringsprogramma IDPMS is een pré.

± 2 jaar  (recente) ervaring in een hotelreceptie is een vereiste.

FUNCTIEPROFIEL

Kenmerken van de functie
De Medewerker Frontoffice verricht (alle voorkomende) receptiewerkzaamheden, gelijktijdig met collega’s in wisseldiensten.
De Medewerker Frontoffice is verantwoordelijk voor het ontvangen, inchecken en uitchecken van gasten.
De Medewerker Frontoffice geeft algemene en toeristische informatie aan gasten en verleent een grote diversiteit aan (receptie)service tijdens het verblijf.  
De Medewerker Frontoffice bedient de telefooncentrale en verricht eenduidige administratieve en secretariële werkzaamheden. 
Organisatie
Afdeling Front Office
Direct leidinggevende: Front Office Manager
Afdelingsverantwoordelijke: Marketing & Sales Manager
Werkdagen en werktijden
Werkdagen: wisselende werkdagen (ook het weekend)
Wisselende werktijden: tussen 07.00 uur en 23.00 uur
Feestdagen: alle feestdagen
Ook werken op andere belangrijke dagen (waaronder Vader- en Moederdag).

RESULTAATGEBIEDEN / TAKEN

Bediening telefooncentrale
• Het oproepen van de juiste medewerkers (o.a. bij calamiteiten).
• Het aannemen en doorverbinden van gesprekken met gasten of medewerkers (van andere afdelingen).
• Het registreren van gesprekken waar nodig.
• Het verstrekken van algemene informatie, noteren en doorgeven van berichten. 
Administratieve ondersteuning
• Opstellen, beantwoorden en verzenden van standaardbrieven en e-mails (facturen, bevestigingen etc)
• Op aanvraag verzenden van hoteldocumentatie.
• Verzorgen van (een deel van) de uitgaande post (inpakken, frankeren e.d.).
• Aannemen en registreren van reserveringen voor de F&B afdeling. 
Receptieservice
• Ontvangen, te woord staan en inchecken van (binnen- en buitenlandse) gasten aan de hand van reserveringslijsten/ het reserveringssysteem.
• Aanmaken en overhandigen van sleutelkaarten.
• Verlenen van service, zoals het verzorgen van de wekservice, opvangen en doorgeven van berichten, opnemen van bijzonderheden / wensen van gasten (en deze doorgeven aan betrokkenen).
• Bestellen van taxi’s, reserveren van restaurants, kaarten voor theater e.d.
• Verkopen / verstrekken van souvenirs, kranten, snoep en kleine verbruiksartikelen zoals tandenborstels, scheerapparaten e.d.
• Opvangen van klachten / bijzonderheden, deze zo mogelijk zelf oplossen of doorgeven aan de juiste medewerkers (van andere afdelingen).
• Uitchecken van vertrekkende gasten, opmaken van rekeningen en het afrekenen van genuttigde consumpties, gebruikte faciliteiten en diverse artikelen.
• Ontvangen en te woord staan van bezoekers en hen in contact brengen met gasten of medewerkers (van andere afdelingen)
Kassawerkzaamheden
• Verwerken van betalingen met behulp van (geautomatiseerd) kassasysteem.
• Overdagen van de kassa bij einde dienst en verantwoorden van ontvangen gelden en betalingen (creditcard, pin, cadeaubonnen etc).
• Controleren van wisselgeld voor aanvang van de dienst.

OVERIGE INFORMATIE

Verantwoordelijkheid
• De Medewerker Frontoffice is verantwoordelijk voor de bediening van de telefooncentrale met een groot aantal inkomende en uitgaande lijnen alsook het te woord staan van gasten aan de balie.
• De Medewerker Frontoffice is verantwoordelijk voor het verhuren van vrije kamers na raadpleging van het reserveringssysteem binnen de kaders zoals gesteld door de organisatie t.a.v. prijs, korting etc.
• De Medewerker Frontoffice is verantwoordelijk voor het verlenen van een grote diversiteit aan service aan gasten wat een uitgebreide kennis van de omgeving en de beschikbare en voorhanden zijnde faciliteiten vergt. 
Serviceverlening
• De Medewerker Frontoffice verstrekt toeristische, recreatieve en gastronomische informatie aan gasten door het overhandigen van voorhanden zijnde materialen en folders.
• De Medewerker Frontoffice stelt maatwerk informatie voor gasten op. De Medewerker Frontoffice is hiertoe verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van informatie door het selecteren en archiveren van relevante artikelen uit regionale publicaties. Tevens stelt de Medewerker Frontoffice periodieke evenementenlijsten op. 
Zelfstandigheid
• De Medewerker Frontoffice handelt alle voorkomende vragen af met betrekking tot het eigen vakgebied.
• De Medewerker Frontoffice werkt zelfstandig. Consultatie van de eindverantwoordelijke is slechts gewenst ten aanzien van grootschalige financiële en/of kwalitatief ingrijpende aangelegenheden.  
Taalbeheersing
• De Medewerker Frontoffice heeft een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• De Medewerker Frontoffice heeft een elementaire mondelinge en schriftelijke beheersing van enkele Westerse talen (Duits, Engels, Frans).
• De taalbeheersing is gericht op serviceverlening en het achterhalen van de vraag achter de vraag. 
Positie
• De functie maakt deelt uit van een relatief groot team, waarbij de Medewerker Frontoffice een senior positie inneemt. 
Overige taken
• Alle werkzaamheden die redelijkerwijs verwacht mogen worden. Daarbij kan het zijn dat tijdelijk andere dan de gewone werkzaamheden verricht moeten worden. Dit echter alleen als dit noodzakelijk is en altijd in redelijkheid.
• Naleven van de voorschriften op het gebied van veiligheid, Arbo, HACCP, werk- en presentatiemethoden (huisstijl) en het bedrijfsreglement.

COMPETENTIEPROFIEL
Kennis en betekenisvolle vaardigheden

MBO Werk- en denkniveau en afgeronde Front Office opleiding.
± 2 jaar  ervaring in een hotelreceptie.
Aantoonbare kennis van een reserveringssysteem (kennis van het reserveringssysteem IDPM is een pré)
Goede beheersing van zowel de Nederlandse, Engelse als een andere Westerse taal.
Competenties
1. Gastgerichtheid
2. Representatief
3. Flexibiliteit
4. Oplossingsgericht
5. Communiceren

Let op: reageren op deze vacature is alleen mogelijk indien u aan bovengenoemde functie-eisen voldoet