Junior bestuurssecretaris in Utrecht

Junior bestuurssecretaris

Beschrijving

Functieomschrijving

"Wat de functie van bestuurssecretaris zo interessant maakt? Het is een centrale rol binnen mijn dienstonderdeel, waarbij ik mijn algemeen directeur en de andere directeuren kan ondersteunen en adviseren in een zeer dynamisch politiek-bestuurlijk krachtenveld!” Carla Bouwman, senior bestuursadviseur klantinteractie en -services bij de Belastingdienst.

Interactie met burgers en bedrijven is een van de primaire processen van de Belastingdienst. Niet voor niets zorgt de directie klantinteractie en -services (KI&S) dat de inzet van massale interactie-instrumenten en -kanalen eenduidig en efficiënt is. De behoeften van burgers en bedrijven staan hierbij centraal. Het bureau directeursondersteuning adviseert de directeur van KI&S en biedt directe en hoogwaardige bestuurlijke ondersteuning. Ook zijn we namens de directie de gesprekspartner voor de andere dienstonderdelen van de Belastingdienst en het ministerie van Financiën.

In jouw rol van junior bestuurssecretaris ondersteun je het managementteam van KI&S. Je bereidt de managementteamvergaderingen voor, stelt de agenda op en monitort de voortgang van de afgesproken acties die uit deze overleggen voortkomen. Daarnaast draag je proactief zorg voor de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen en bijeenkomsten van de directeur, zoals voor het directieteamoverleg Belastingdienst. Je ondersteunt en, indien nodig, vervangt de senior secretaris in het adviseren van de bestuurder. Dit doe je bij het medezeggenschapswerk en bij het notuleren van managementoverleggen. De senior bestuursadviseur is jouw vraagbaak en sparringpartner. Handig, want jouw junior rol is nieuw binnen de directie.

Als junior bestuurssecretaris coördineer je een correcte en tijdige aanlevering van de bestuurlijke stukken en zorg je voor de interne communicatie bij relevante besluitvorming. Tot slot fungeer je als vraagbaak voor medewerkers bij bestuurlijke aangelegenheden. Denk aan de routing van stukken, de juiste aanlevering van stukken voor overleggen en de terugkoppeling vanuit overleggen.

Zullen we zakendoen en word jij onze nieuwe collega? Of wil je liever eerst eens praten over jouw misschien wel toekomstige werkzaamheden? Neem dan contact op met Carla via telefoonnummer 06 – 55 27 56 20.

Functie-eisen

  • Je hebt ten minste een afgeronde hbo-bachelor op het gebied van bestuurskunde of communicatie.
  • Je hebt minimaal een jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol.
  • Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Je kunt snel een breed netwerk opbouwen binnen de Belastingdienst en eventueel daarbuiten.
  • Je hebt kennis van en ervaring in het verzorgen van (interne) communicatie.
  • Als je ervaring hebt met iBabs en DigiDoc is dat een pre.
  • Jouw competenties?

  • klantgerichtheid
  • analyseren
  • samenwerken
  • omgevingsbewustzijn
  • plannen organiseren
  • Herken jij jezelf ook hierin?
    Je bent enthousiast en hebt veel doorzettingsvermogen. Daarnaast wil je graag zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen. Tegelijkertijd werk je graag samen met anderen. Je bent goed in staat om hoofd- van bijzaken te onderscheiden en kunt snel doordringen tot de kern van de zaak. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend en je kunt een netwerk op alle niveaus in de organisatie onderhouden. Tot slot sta je stevig in je schoenen en ben je flexibel.

    Extra informatie

    Status
    Open
    Opleidingsniveaus
    Universiteit
    Plaats
    Utrecht
    Dienstverbanden
    Stage
    Gepubliceerd op
    06-02-2021

    Administratieve vacatures | Stage | Universiteit

    Solliciteer nu

    Deel deze vacature

    We heten wel StudentJob, maar iedereen is even welkom. Ook als je al wat meer ervaring hebt. Meer weten? Check onze FAQ.