Managementassistent in Den Haag

Beschrijving

Functie­omschrijving

Als managementassistent draag jij bij aan het effectief functioneren van Uitvoering en Decentraal Advies en Control (UDAC), voorlopig de directie Informatie en Exploitatie (IenE) en later eventueel ook bij andere UDAC-directies. Dit doe jij met de juiste administratieve, logistieke en organisatorische support vanuit de standplaats in Den Haag. Je bent een belangrijke spil in het web. Binnen het team vervul je een belangrijke rol. Je stemt zaken af met de verschillende in- en externe partijen. Ook zorg je voor het managen van de diverse informatiestromen ter ondersteuning van het directieteam. Wat ga je doen als Managementassistent?Je werkt in een dynamische en soms hectische context en vormt een team met de collega's en je manager. In je functie ben je een vast aanspreekpunt voor één afdelingshoofd en 2 teamleiders. Ook vervang je de andere managementassistenten bij afwezigheid. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd en deels voor de teamleiders en incidenteel de mailbox van het toegewezen afdelingshoofd en staat mensen telefonisch te woord. Indien er op locatie gewerkt wordt, ontvang je ook de bezoekers en andere voorkomende klussen die zich voordoen. Verder bewaak je de acties die het afdelingshoofd moet uitvoeren en zet ze zo nodig zelf in gang. Je bent dus de spil in de informatiestroom waarbij je op de juiste wijze onder andere nota's, brieven en (algemeen overleg) dossiers afhandelt en samenstelt. Ook help je bij het plannen en organiseren van overleggen, directie uitjes, catering, vergader locaties en vervoer. Daarnaast werk je samen met je collega-managementassistenten aan de doorontwikkeling van het vak en de afdeling. Jouw expertise is een onmisbare bijdrage aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve werkprocessen van UDAC. Bredere vervanging binnen het secretariaat van UDAC en werken op vrijdag is onderdeel van je werk. Hoe werken wij?Natuurlijk maken wij jou, als nieuwe collega, wegwijs in onze organisatie. We streven naar een hybride werkwijze waarbij we thuis werken én elkaar met regelmaat op ons kantoor in Den Haag treffen. Er heerst een open sfeer binnen de directie, waar hard wordt gewerkt en veel wordt gelachen. Iedereen staat voor elkaar klaar met raad en daad om bij te springen als dat nodig is. Je wordt ingewerkt door een andere managementassistent. Los van wat jij van ons meekrijgt, staan wij ook open voor jouw verfrissende ideeën en werkmethodes.Als je eenmaal ingewerkt bent, kun je zowel zelfstandig als in teamverband aan de slag.

Functie-eisen

je hebt een afgeronde opleiding op mbo-niveau bij voorkeur in lijn met het vakgebied managementassistent; ervaring als managementassistent is een pre; je bent handig in het werken met kantoorautomatisering, met name Windows, Outlook, Word en Excel. Naast de eisen herken jezelf in de volgende eigenschappen: je bent communicatief vaardig en gericht op samenwerking: Je kunt je gedachten en ideeën duidelijk overbrengen en luistert actief naar anderen. Je begrijpt het belang van open en heldere communicatie in een teamomgeving; je werkt accuraat: Je zorgt ervoor dat taken en opdrachten op een zorgvuldige en correcte manier worden uitgevoerd; je staat stevig in je schoenen en weet de rust te bewaken: laat je niet snel uit het veld slaan door uitdagende situaties of stressvolle momenten. In plaats daarvan weet je kalmte en stabiliteit te behouden, zelfs in moeilijke tijden; je bent proactief: Je neemt initiatief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. In plaats van passief te wachten op instructies, ga je actief op zoek naar kansen en mogelijkheden om bij te dragen.

Arbeids­voorwaarden

Salaris­niveau schaal 7 Maand­salaris Min €2.693 - Max. €3.477 (bruto) Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Contract­duur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd. Minimaal aantal uren per week 32 Maximaal aantal uren per week 36

Overige arbeids­voorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkhedenDe Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt. Interessante extra'sNaast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces; inschaling gebeurt op basis van opleiding en ervaring; de eerste selectiegesprekken vinden plaats op dinsdag 4 juli; deze functie valt binnen het Functiegebouw Rijk in de functiefamilie managementondersteuner in de functiegroep bedrijfsvoering; acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

Middelbare school

Plaats

Den Haag

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)