Parttime management ondersteuner gezocht in Hilversum!

Beschrijving

De managementondersteuning is binnen deze non profit organisatie ondergebracht onder stafeenheid bedrijfsvoering, zowel voor het College, het MT en de hoofden van de stafeenheden als voor de organisatie. Het gaat om één generiek profiel, waarbij het werk onderling collegiaal wordt verdeeld en het Hoofd Bedrijfsvoering de gemaakte en de te maken afspraken op afstand volgt.

De Managementondersteuner is verantwoordelijk voor:

1. Management- en secretariële ondersteuning.

2. Het uitvoeren van receptiewerkzaamheden.

3. Het uitvoeren van werkzaamheden betreffende de personeelsadministratie.

Werkzaamheden:

1. Management- en secretariële ondersteuning:

- organiseert en bereidt voor naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen, completeert vergaderstukken, voegt relevante achtergrondinformatie bij, attendeert op bijzondere aandachtspunten, notuleert en verzorgt inhoudelijk de verslaglegging en bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;

- bewaakt de agenda van het College en management, deelt deze in en attendeert het College en management op afspraken;

- zet op (of doet opzetten) het werkarchief van het College en management en het archief met afdelings-/College-informatie t.b.v. gerichte managementinformatie, voortgangsrapportage, e.d. en houdt deze bij, completeert de dossiers en legt kruisverwijzingen en dossierrelaties systematisch vast.

2. Het uitvoeren van receptiewerkzaamheden:

- ontvangt bezoekers;

- behandelt alle inkomende telefoongesprekken en verstrekt informatie.

3. Het uitvoeren van werkzaamheden betreffende de personeelsadministratie:

- controleert (mutatie)formulieren op afwijkingen met al vastgelegde personeelsgegevens en bewerkt de mutaties opdat deze kunnen worden opgenomen in het geautomatiseerde personeelsinformatiesysteem;

- beantwoordt vragen van medewerkers over aspecten betreffende de personeels- en salarisadministratie;

- verricht diverse (administratieve) beheersactiviteiten die samenhangen met de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers Commissariaat (en voor de externe inhuur), zoals de afhandeling van aanstellingen, bevorderingen, personele mutaties en dergelijke en het controleren of dit juist verwerkt is;

- verwerkt ziekmeldingen.

Functie-eisen:

• Per direct 16 uur per week beschikbaar;
• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse is vereist;
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van teksten en notuleren;
• Uitstekende beheersing van het Microsoft Office pakket;
• Perfecte beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Woonachtig in Hilversum of directe omgeving;
• Je bent representatief en klantvriendelijk.

Ben je geïnteresseerd in deze functie?
Klik op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen snel contact met je op. Het is tijdens het aanmelden mogelijk om je CV te uploaden. Heb je vragen over deze vacature bel dan naar 036-5483420!

Extra informatie

Status

Inactief

Opleidingsniveaus

MBO, HBO, Universiteit

Plaats

Hilversum

Dienstverbanden

Parttime (overdag)