Allround medewerker Team Balies in Amsterdam

Heb jij een hart voor dienstverlening en word jij enthousiast van het helpen van collega’s in de stad? En maak jij graag deel uit van een enthousiast team in een dynamische organisatie? Dan is de functie van Allround medewerker Balie, Telefonie en Online bij Het Servicepunt wellicht iets voor jou. Het Servicepunt is dé centrale ingang waar alle collega’s in de stad terecht kunnen voor alle (aan)vragen en meldingen over de operationele dienstverlening die het cluster Interne Dienstverlening (ID) levert. Het Servicepunt is per 1 september 2021 als nieuwe afdeling binnen de directie Facilitair Bureau (FB) van start gegaan. Voor de nieuwe organisatie ligt er voor de komende jaren een grote ontwikkelopgave, waaronder de integratie van verschillende bedrijfsvoering onderdelen, het verbeteren van de kwaliteit van de interne dienstverlening en het ontwikkelen van de interne organisatie naar de gewenste cultuur. Als Allround medewerker Balie, Telefonie en Online help je collega’s in de stad met vragen die niet telefonisch door de 1e lijn kunnen worden opgelost. Maar ook met het uitleveren van bedrijfsmiddelen. Je bent het visitekaartje van Het Servicepunt. Ook ben je verantwoordelijk voor een zorgvuldige administratie/ registratie. Je bent een generalist en kunt alle vragen op het gebied van kantoor en werkplek beantwoorden, afhandelen of doorzetten. Dit alles om onze missie waar te maken: “Wij helpen jou je werk te doen”

Als Allround medewerker Balie, Telefonie en Online heb je diverse verantwoordelijkheden. Het Servicepunt is een dienstverlenende en flexibele organisatie. 

• Je bent werkzaam aan de balie of op de backoffice, je kunt hiervoor op verschillende locaties in de stad worden ingezet; 
• Je bent het eerste contactpunt van de collega in de stad en daarmee het visitekaartje van Het Servicepunt; 
• Je werkt op klantvriendelijke wijze; 
• Je weet de vraag of melding van de klacht om te zetten in een goede analyse/diagnose en biedt de juiste (maatwerk)oplossing en verhelpt storingen; 
• Je maakt onderdeel uit van een team, waarbij je elkaars werk en de bedrijfsmiddelen controleert; 
• Je werkt vanuit een kennisbank, zodat de collega in de stad steeds op een uniforme manier wordt geholpen. Als een kennisitem niet voorkomt in de kennisbank, dan maak je daar melding van zodat dit item kan worden toegevoegd. 
• Je zet de signalen die je ontvangt om in concrete input voor verbetervoorstellen om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. 

Daarnaast geldt voor de functie van allround Medewerker Balie, Telefonie en Online bij Het Servicepunt de volgende competenties: 

• Je kunt goed uit- en doorvragen om tot de kern van het probleem/de wens van de collega te komen. Je zet hierbij je analytische vaardigheden in; 
• Je bent behendig met geautomatiseerde systemen en werkt daarbij nauwkeurig. 
• Je kunt omgaan met stressvolle situaties (zoals lange wachtrijen en ontevreden collega’s) en je blijft gericht op het leveren van goede dienstverlening; 
• Je hebt de juiste drive om het beste uit jezelf en uit je directe collega’s te halen; 
• Je hebt een professionele houding en je bent benaderbaar en aanspreekbaar op je werkwijze en op je gedrag 
• Je bent sociaal- en communicatief vaardig. De volgende competenties zijn van toepassing op Het Servicepunt als geheel en gelden daarmee voor alle medewerkers die werken binnen Het Servicepunt. Van elke medewerker wordt verwacht dat hij/zij: 
• Zich in weet te leven in de (hulp)vraag en de behoefte van de collega’s in de stad en betrokken organisaties en weet de vraagsteller klantgericht te benaderen; 
• Altijd samenwerking met collega’s zoekt en samenwerken als uitgangspunt van functioneren en presteren ziet; 
• Initiatieven durft te nemen en flexibel is om tot oplossingen te komen.

De volgende competenties zijn van toepassing op Het Servicepunt als geheel en gelden daarmee voor alle medewerkers die werken binnen Het Servicepunt. Van elke medewerker wordt verwacht dat hij/zij: 

• Zich in weet te leven in de (hulp)vraag en de behoefte van de collega’s in de stad en betrokken organisaties en weet de vraagsteller klantgericht te benaderen; 
• Altijd samenwerking met collega’s zoekt en samenwerken als uitgangspunt van functioneren en presteren ziet; 
• Initiatieven durft te nemen en flexibel is om tot oplossingen te komen.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

Het Facilitair Bureau is een onderdeel van het Cluster Interne Dienstverlening. Eén van de doelstellingen van dit cluster is flexibele, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige (concern)voorzieningen verlenen aan het primaire proces. Bundeling, standaardisatie en uniformering van werkwijzen zijn hierbij het uitgangspunt. Hospitality (gastvrijheid) en Excellente Uitvoering zijn belangrijke thema’s voor organisatie- en beleidsontwikkeling. Hier zetten dagelijks ruim 500 medewerkers zich met veel enthousiasme voor in. Met het oog op full service en speciale aandacht voor Hospitality zorgt het Facilitair Bureau dat alle 18.000 medewerkers van de gemeente zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken. 

De ambitie voor Het Servicepunt is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van het cluster Interne Dienstverlening. Het Servicepunt is binnen de directie Facilitair Bureau de nieuwe serviceorganisatie en is ingericht langs de drie kanalen waar medewerkers gebruik van kunnen maken: telefonie, online en balie. Voor de operationele ondersteuning zijn, langs de verschillende kanalen, team Balie en teams Telefonie en Online ingericht. De kanalen Telefonie en Online worden door drie teams ondersteund: een eerstelijns en twee tweedelijns teams. In de eerste lijn worden alle (aan)vragen, meldingen, verstoringen, klachten en complimenten op het gebied van Kantoor & Werkplek telefonisch en online aangenomen. Telefonisch en via een overzichtelijk online portaal waar de collega terecht kan. Op de tweede lijn zijn vakspecialisten werkzaam die specifieke autorisaties hebben. Om de dienstverlening te kunnen leveren en door te ontwikkelen is een aantal specifieke werkzaamheden nodig ter ondersteuning van de operatie en de te leveren dienstverlening. Deze werkzaamheden worden centraal binnen het team Innovatie, Kwaliteit & Ondersteuning (IKO) georganiseerd. Ook zorgt dit team, samen met de leidinggevenden uit de operatie, voor de coördinatie en samenwerking met de aangesloten directies. 

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Voor deze functie Allround medewerker Team Balies beschik je over: 

Eisen: 

• MBO werk- en denkniveau 
• Ervaring binnen het werkveld en met dienstverlening (eis) 

Wensen: 

• Ervaring met en kennis van administratief werk (pré) 
• Minimaal 2 jaar ervaring met ICT infrastructuren (hard- en software) en de producten: Active Directory, Office 365, beheeromgeving Azure (Cloudconcept), het registratiesysteem Topdesk, Microsoft Teams en Microsoft Sharepoint (pré). 

Aan competenties breng je mee: 

• Oordeelsvorming: Komt op basis van informatie en analyse van een gegeven situatie tot een weloverwogen en realistisch oordeel. 
• Snelheid van begrip: Kan nieuwe informatie of gebeurtenissen snel bevatten; kan zich vlot oriënteren in een onbekende omgeving. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

• Een parttime/fulltime baan van 32-36 uur per week;
• Een salaris van minimaal € 3052,- en maximaal € 4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van 02-07-25 tot 31-12-2025 mét een optie tot verlenging;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Sjoerd, voor vragen kun je mailen met sjoerd.devries@olympia.nl