Bestuurssecretaresse

Beschrijving

Als bestuurssecretaresse werk je nauw samen met twee collega's en vervul je een cruciale rol in de secretariële ondersteuning van het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. In deze rol ben je de verbindende schakel tussen de interne organisatie, het bestuur en externe partijen en inwoners. Je vervult een klankbordrol, schat belangen en prioriteiten in en vindt het een uitdaging om de drukke en complexe agenda van de wethouders slim en efficiënt te organiseren. Je weet wat er speelt in de gemeente en het lokale bestuur. Bij het plannen en organiseren van de agenda werk je proactief en houd je rekening met alle prioriteiten van het college en de belangen die daarbij spelen. Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden: - Je biedt secretariële ondersteuning aan het bestuur. Je zorgt ervoor dat de agenda van de wethouder op orde is en plant en organiseert alle afspraken; - Je houdt toezicht op de mailbox van de wethouder op vergaderdata en -stukken en andere urgente berichten en zorgt dat deze tijdig onder de aandacht van de wethouder komen; - Je verzamelt informatie uit de organisatie ter voorbereiding op vergaderingen en zorgt dat vergaderstukken tijdig via ons digitale systeem Notubiz beschikbaar zijn; - Je archiveert vergaderstukken in het digitale systeem Djuma; - Je bent de eerste schakel voor de wethouder naar de ambtelijke organisatie, inwoners en externe relaties; - Daarnaast vind je het leuk om evenementen te organiseren, zowel jaarlijks terugkerende evenementen als Koningsdag, 4 mei herdenking en 5 mei viering als incidentele (bestuurlijke) bijeenkomsten. Bij afwezigheid van collega's ondersteun je daarnaast bij: - Voorbereiding van collegevergaderingen via het proces bestuurlijke besluitvorming; - Kabinetszaken zoals Koninklijke onderscheidingen, bijzondere jubilea van inwoners en representatieve taken van bestuurders en de kinderburgemeester.

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

Universiteit

Plaats

Bergen (Limburg))

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)

Gepubliceerd op

14-07-2026